Flex office : quels enseignements tirer de nos expertises SSCT ? - épisode 3

La gestion d’un projet de passage en flex office

La mise en place du flex office suppose une standardisation des outils de travail de base (modèle de PC, type de connectique, résolution des écrans, stations d’accueil). Ce travail peut être parfois considérable (cas d’une entreprise de transport ferroviaire).

L’aménagement des postes de travail, standards dans le Flex office, doit aussi tenir compte des besoins de l’activité (double écran, clavier déporté, souris déportée, etc.) qui peuvent être très divers notamment pour certains métiers (moyens de test informatique ou en R&D par exemple) et dans des situations particulières (postes adaptés sur avis médical,...).

• Dans ces situations, les adaptations de poste qui peuvent être conséquentes (poste assis / debout) ou légères (siège particulier par exemple) interdisent la mise en œuvre du flex office.

La gestion d’un projet de flex peut intégrer une phase d’écoute des salariés pour mieux tenir compte des besoins du travail réel. Si cette démarche est utile, elle s’inscrit dans des contraintes physiques (configuration des bâtiments) et budgétaires qui ne permettent que des ajustements à la marge ou sous forme de contreparties : par exemple la mise en place d’une zone silence à la place d’une salle de réunion (cas d’une entreprise spécialisée dans la gestion de projets).

Le taux de mutualisation des postes de travail repose sur des modes de comptabilisation du taux de présence qui ne sont pas toujours fiables. On observe différents modes de comptabilisation : le relevé des présences sur site (sans possibilité de savoir qui est en réunion ou à son poste de travail), la quantification des personnes présentes à leur poste de travail à l’occasion de trois tournées sur une journée (cas d’une société d’assurance), l’extrapolation d’un taux de présence à partir de comptabilisations faites dans une autre entité du groupe (cas d’une société de parfumerie et de soins du corps).

Il faut être attentif à la distinction entre les postes de travail et les autres espaces de travail mis à disposition (places dans des salles de réunion, places sur des positions hautes, sièges dans des espaces de détente) car les directions communiquent parfois en cumulant ces deux types de positions de travail pour rendre le projet plus acceptable.

Les espaces de travail

Le flex office acte la fin du bureau individuel et personnel. C’est la fin de la possibilité de personnaliser durablement son poste de travail.

Un zoning des espaces de travail consistant à réserver des zones dans les locaux de l’entreprise à certaines activités (ex : finance, service client, commercial) pour favoriser le regroupement d’équipes métier, est souvent réalisé. Ce zoning crée des espaces réservés empêchant ainsi l’accès de tous à tous les postes de travail. En fonction des zones, le nombre de postes de travail accessibles peut varier ; cela signifie que le taux de mutualisation des postes de travail diffère d’une activité à l’autre impliquant des niveaux de contraintes variables pour les salarié.es.

Les salles de réunion sont plébiscitées par les salarié.e.s pour pouvoir se réunir lorsque c’est nécessaire mais aussi pour pouvoir s’isoler facilement (pour prendre un appel téléphonique par exemple). On constate régulièrement que leur nombre est insuffisant.

La réduction des surfaces permet à des entreprises d’accueillir d’autres entreprises dans le bâtiment qu’elles occupaient seules auparavant. Ce cas de figure permet de mutualiser des charges avec la nouvelle entreprise arrivant dans les locaux (ex : l’accueil, la sécurité). C’est un élément d’économie qu’il peut être intéressant de valoriser avant les NAO par exemple.

La vie en flex office, la vie en open space

Le flex office ne règle pas un problème courant des open spaces : la gêne sonore liée aux espaces ouverts et à la densité des espaces de travail.

De même, le flex office ne permet pas de lutter contre les interruptions de tâches subies à cause des dérangements en open space. Le travail au calme pour des tâches réclamant de la concentration est pourtant une requête constante des salariés et cela quelle que soit la nature de l’activité. Ce point est insuffisamment pris en compte. Face à cela les salariés cherchent à s’isoler en mettant des écouteurs, en trouvant un espace au calme ou en privilégiant le télétravail.

Le flex office fait émerger de nouvelles perturbations (cas d’une société œuvrant dans le domaine de l’armement) :

• la multiplication des déplacements en lien avec la pratique du clean desk (déplacements entre le poste de travail et les casiers où sont rangés ses effets personnels) qui sont sources de gênes sonores (les postes de travail situés en proximité des casiers sont ainsi peu investis) ;
• les possibilités de s’isoler sont moindres, ce qui pose problème pour les métiers requérant une certaine confidentialité (RH par exemple) ;
• la communication ne gagne pas nécessairement en fluidité (les salariés doivent s’appeler ou s’envoyer des mails pour se retrouver) ;
• les espaces de travail font l’objet de réaménagement fréquents : ainsi au gré des projets, les zones d’affectation des salarié.e.s peuvent changer.

Dans le contexte d’un travail en open space, le flex office est perçu par les salariés comme la contrepartie négative du développement du télétravail : les salarié.e.s perçoivent les avantages du télétravail pour s’épargner du temps de transport notamment ; la contrepartie de cet avantage est d’accepter de travailler en flex office.

Les nouvelles règles à suivre et leur bonne application

L’extension des principes du flex office (poste de travail non privatisé et application du clean desk) aux hauts dirigeants et managers, est questionné par les salariés car il est délicat d’envisager de se positionner sur des postes habituellement occupées par ces personnes. En même temps il est aussi attendu des managers qu’ils fassent preuve d’exemplarité sur ce point.

L’hygiène des équipements partagés est une préoccupation des salariés notamment dans le contexte de pandémie. Cela concerne les fauteuils, les bureaux, les écrans déportés, les claviers, etc. Beaucoup expriment l’attente d’un renforcement des prestations de nettoyage des espaces et des postes de travail.

A suivre dans le prochain épisode : quels impacts sur le fonctionnement des équipes et les pratiques de management ?